Zásady ochrany osobních údajů

Společnost EGIS dbá na zpracování osobních údajů a jejich zabezpečení v souladu s účinnou právní úpravou, mimo jiné režimu, který stanovuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a dalších souvisejících předpisů.

Účelem tohoto dokumentu Ochrana osobních údajů (dále jen „zásady“) je vysvětlit Vám podmínky zpracování osobních údajů při procházení našich webových stránek a dalších aktivitách a poskytnout Vám přehled všech Vašich práv včetně způsobu, jak je uplatnit.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost EGIS Praha, spol. s r.o., IČ: 63982722, se sídlem Ovocný trh 1096/8, 110 00 Praha 1, zapsaná v obch. rejstříku vedeném Městským soudem v oddílu C, vložce 39969 (dále jen „EGIS“).

2. Kontakty správce

Pro jakékoli dotazy, žádosti či informace je Vám EGIS k dispozici na těchto kontaktech:

• e-mail: egispraha@egispraha.cz

Na těchto kontaktech můžete například odvolat Váš souhlas, podat námitky či uplatnit vůči EGIS jakožto správci stížnost.

3. Způsob zpracování osobních údajů a příjemci

EGIS zpracovává pouze údaje, které jste jí poskytli přímo Vy při komunikaci s ní, nebo které získala při poskytování služeb.

Osobní údaje EGIS zpracovává k níže uvedeným účelům, a to způsobem a za podmínek, které jsou u každého účelu vymezeny.

EGIS spolupracuje s následujícími kategoriemi zpracovatelů:

• poskytovateli cloudových služeb;
• poskytovateli serverových a technologických řešení;
• poskytovateli marketingových nástrojů a služeb;
• dodavateli služeb pro správu internetových řešení a prezentací;
• poskytovateli komunikačních nástrojů;
• poskytovatelé účetních, daňových, právních a auditních služeb;
• poskytovatelé administrativních a doručovacích služeb. 

4. Procházení webu

Pro zajištění možnosti procházení našich webových stránek využíváme cookies a jiné obdobné nástroje. Více informací naleznete zde.

5. Kontakty

Účel: Pro zajištění vyřízení požadavku prostřednictvím využití našich kontaktů, tedy pro zasílání zpráv, informací, e-mailový či telefonický kontakt apod., sbírá EGIS Vaše osobní údaje, aby na Vaše požadavky mohla reagovat, odpovědět a vyřídit je.

Rozsah: Typicky se jedná o jméno a příjmení, kontakt (např. e-mailovou adresu, adresu, telefonní číslo), obsah zprávy/žádosti a případně Vámi přiložené dokumenty.

Právním titulem pro tento účel je Váš souhlas. Souhlas je dobrovolný, můžete jej kdykoliv odvolat. Bez udělení souhlasu nebo po jeho odvolání nebude na požadavek reagováno.

Doba: Takto získané osobní údaje EGIS zpracovává a archivuje po dobu 12 měsíců z důvodu zajištění navazující komunikace.

Příjemci: EGIS

6. Zasílání newsletteru EGIS

Účel: Pokud nám k tomu udělíte souhlas, budeme Vám zasílat informace, novinky a nabídky našich produktů včetně elektronických zpráv (e-mail, sms). Pokud budeme mít záznam o Vašich preferencích, můžeme Vám zasílat vybrané novinky dle vyjádřené aktivity anebo zájmu.

Rozsah: Typicky se jedná o kontaktní údaj (např. e-mailovou adresu, adresu, telefonní číslo), a vyjádřené zájmy/aktivity.

Právním titulem pro tento účel je Váš souhlas. Souhlas je dobrovolný, můžete jej kdykoliv odvolat. Bez udělení souhlasu nebo po jeho odvolání nebude na požadavek reagováno. Máte právo na námitky proti provádění přímého marketingu.

Doba: doba neurčitá, resp. po dobu existence zájmu na zasílání novinek, ne však déle než odvoláte souhlas anebo využijete příslušný odkaz pro ukončení příjmu elektronických zpráv.

Příjemci: EGIS

7. Ochrana vlastních práv

Účel: Pokud EGIS provádí výše uvedená zpracování, pak po jejich ukončení sbírá omezený rozsah dokumentů a osobních údajů za účelem ochrany vlastních práv, obrany proti uplatněným nárokům a rovněž z důvodu obrany pří soudních/správních/kontrolních a jiných řízeních.

Rozsah: Pro tento účel EGIS uchovává pouze omezený rozsah dokumentů – například souhlasy, záznamy o právních jednání a jiné právní dokumenty.

Právním základem zpracování pro tento účel je oprávněný zájem EGIS na ochraně svých práv, doložení souladu a obraně vůči orgánům dozoru. Máte právo tento oprávněný zájem kdykoliv namítat.

Doba: Takto shromážděné údaje uchovává EGIS po dobu 3 let od uplynutí doby zpracovaní stanovené jiným účelem dle těchto zásad. Doba neskončí dříve, než započaté soudní či jiné řízení a související lhůty pro opravné prostředky.

8. Plnění zákonných povinností

Účel: Pokud dojde ke zpracování z důvodu některého ze shora uvedených účelů, pak EGIS zároveň uchovává nezbytný rozsah dokumentů, dokladů a osobních údajů, jejichž uchování jí ukládá právní předpis. Například zákon o daních z příjmů, zákon o účetnictví apod. Rovněž uchováme veškerou dokumentaci týkající se plnění našich farmakovigilančních povinností.

Rozsah je stanoven vždy daným právním předpisem. Například daňové a účetní doklady.

Doba je stanovena vždy konkrétním právním předpisem. Například 10 let u daňových dokladů či 5 let u účetních dokladů.

Právním základem zpracování pro tento účel je plnění právních povinností EGIS. Zpracování je nezbytné a není možné jej po dobu stanovenou právním předpisem ukončit.

9. Zabezpečení osobních údajů

Pro zajištění dostatečné úrovně bezpečnosti zpracování a ochrany osobních údajů přijala EGIS vhodná technická a organizační opatření, která sledují současný vývoj technických prostředků, jež přispívají k bezpečnosti zpracování osobních údajů, především k předcházení neoprávněnému přístupu k osobním údajům, jejich zcizení nebo zneužití.

10. Práva subjektů údajů

Při veškerém zpracování osobních údajů máte následující práva:

1. a) právo na přístup k osobním údajům – právo na to, aby Vám EGIS bez zbytečného odkladu předala informace o tom, které Vaše osobní údaje jsou zpracovávány, jaký je účel, příjemci, doba a poučení o právech;

1. b) právo na opravu – právo na to, aby EGIS bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje nebo doplnil chybějící;

1. c) právo na výmaz („právo být zapomenut“) – právo na to, aby EGIS bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se vás týkají; 

1. d) právo na omezení zpracování vašich osobních údajů – pokud budete chtít toto právo uplatnit, kontaktujte prosím EGIS na výše uvedených kontaktech;

1. e) právo na přenositelnost údajů – právo získat osobní údaje, které se vás týkají a které jste poskytli EGIS a které se zpracovávají automatizovaně na základě vašeho souhlasu, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, právo předat tyto údaje jinému správci a právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné;

1. f) právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají. EGIS osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud jsou osobní údaje zpracovány pro účely přímého marketingu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování vašich osobních údajů k takovému účelu, což zahrnuje i profilování. Pokud proti takovému zpracování vznesete námitku, nebudou již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány;

1. g) právo podat stížnost k orgánu dozoru, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlící na adrese: Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, uoou.cz;

1. h) další práva 

• máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro vás právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýká. EGIS nezakládá žádná ze svých rozhodnutí výhradně na automatizovaném zpracování.
• kdykoliv můžete bezplatně požádat o částečné nebo úplné vymazání vašich osobních údajů či zablokování, případně si vyžádat informace o údajích o vaší osobě, které jsou u nás uloženy, a požádat o opravu těchto údajů. Pro tento účel není nutné používat žádný konkrétní formulář, stačí, když nás kontaktujete na výše uvedených kontaktech;
• všechny vaše požadavky zpracujeme bez zbytečného odkladu, v odůvodněných případech nejdéle do 30 dní.

V případě výkonu Vašich práv, jakožto subjektu údajů vůči EGIS jakožto Správci nebo v případě jakýchkoli požadavků, dotazů anebo stížností týkajících se zpracování osobních údajů Správcem se obraťte na EGIS Praha, spol. s r.o. se sídlem Ovocný trh 1096/8, 110 00 Praha 1, e-mail: egispraha@egispraha.cz.

11. K těmto zásadám

Tyto zásady jsou platné a účinné ode dne 6. 8. 2021.

Společnost EGIS Praha, spol. s r.o. je oprávněna v případě potřeby tyto zásady aktualizovat. Při prohlížení našich internetových stránek se vždy informujte o aktuálním znění těchto zásad.